Come si fa

Chi può presentare la domanda

• L'obbligo di registrazione riguarda tutti i contratti di locazione e affitto di beni immobili di durata superiore a trenta giorni complessivi nell'anno.
• La registrazione può essere effettuata dal locatore, dal conduttore o da un intermediario abilitato: l'adempimento vale per entrambe le parti.
• L'opzione per la cedolare secca è riservata alle persone fisiche che locano immobili a uso abitativo al di fuori dell'esercizio di impresa, arte o professione, e comporta la rinuncia all'aggiornamento del canone, compreso l'adeguamento ISTAT.

Documenti da preparare

Spunta le voci man mano che raccogli i documenti. Le voci contrassegnate riguardano solo situazioni specifiche.

• Contratto di locazione sottoscritto da tutte le parti, in formato PDF/A per la trasmissione telematica
• Modello RLI compilato con i dati del contratto, delle parti e dell'immobile
• Documento di riconoscimento e codice fiscale di locatore e conduttore
• Dati catastali completi dell'immobile: comune, foglio, particella, subalterno, categoria e rendita
• Attestato di prestazione energetica, da allegare al contratto e citare nelle clausole obbligatorio
• Comunicazione di avvenuta opzione per la cedolare secca al conduttore, tramite raccomandata o PEC, prima della registrazione cedolare secca

Procedura passo per passo

1. Predisponi il contratto e reperisci i dati catastali
   Il contratto deve indicare le generalità delle parti, l'esatta individuazione dell'immobile con i dati catastali, il canone, la durata e le condizioni di rinnovo. I dati catastali si ricavano dalla visura, ottenibile dall'area riservata dell'Agenzia delle Entrate: un errore in questa sezione è fra le cause più frequenti di scarto della registrazione.
2. Se opti per la cedolare secca, comunicalo al conduttore
   L'opzione va comunicata preventivamente al conduttore con lettera raccomandata o PEC, con la quale il locatore rinuncia alla facoltà di richiedere l'aggiornamento del canone per tutta la durata dell'opzione. Senza questa comunicazione l'opzione può essere contestata. Conserva la ricevuta di invio.
3. Compila il modello RLI
   Il modello richiede la tipologia contrattuale, la durata, il canone annuo, i dati identificativi delle parti e dell'immobile e l'eventuale opzione per la cedolare secca. Presta attenzione al codice del tipo di contratto: la scelta errata comporta l'applicazione di un'aliquota diversa da quella dovuta.
4. Trasmetti la registrazione per via telematica
   Accedi al servizio RLI web nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS, compila i quadri richiesti e carica il contratto in formato PDF/A. In alternativa puoi utilizzare il software RLI da installare, oppure affidarti a un intermediario abilitato. Chi non dispone di strumenti telematici può ancora presentare la richiesta in ufficio, portando due originali del contratto.
5. Versa le imposte dovute
   Con la cedolare secca non sono dovute imposta di registro né imposta di bollo al momento della registrazione. L'imposta sostitutiva sarà liquidata dal locatore in sede di dichiarazione dei redditi, con acconto e saldo secondo le scadenze ordinarie.
6. Conserva la ricevuta di registrazione
   Al termine dell'invio il sistema rilascia la ricevuta con gli estremi di registrazione: numero, data e ufficio. Questi dati sono richiesti per numerose pratiche successive, dal cambio di residenza alle domande di agevolazione, e vanno comunicati al conduttore.
7. Gestisci gli adempimenti delle annualità successive
   In regime di cedolare secca non è dovuto alcun versamento per le annualità successive. Vanno comunque comunicate eventuali proroghe, cessioni o risoluzioni anticipate del contratto, utilizzando lo stesso modello RLI.

Adempimenti successivi

Passaggi da non trascurare una volta conclusa la pratica.

• Comunica al conduttore gli estremi di registrazione: gli serviranno per il cambio di residenza e per eventuali detrazioni fiscali sul canone.
• Segna in agenda la scadenza dell'annualità successiva, se applichi il regime ordinario, per non incorrere in versamenti tardivi.
• Comunica la registrazione all'amministratore di condominio dove il regolamento lo prevede, e verifica gli obblighi di comunicazione alla Questura per le locazioni a cittadini stranieri.
• Conserva copia del contratto registrato e delle ricevute per tutta la durata della locazione e per il periodo di accertamento successivo.

Avvertenze e casi particolari

• Contratto non registrato. L'omessa registrazione comporta la nullità del contratto ai fini civilistici e sanzioni che vanno dal 120 al 240 per cento dell'imposta dovuta. La registrazione tardiva entro un anno riduce la sanzione, e il ravvedimento operoso consente un'ulteriore consistente riduzione se effettuato tempestivamente.
• Responsabilità solidale. Locatore e conduttore rispondono entrambi dell'imposta di registro: l'Agenzia può richiedere l'intero importo a ciascuno dei due, indipendentemente dalla ripartizione pattuita fra le parti.
• Cedolare secca e aggiornamento del canone. Chi opta per la cedolare secca rinuncia per l'intera durata dell'opzione a qualsiasi aggiornamento del canone, compreso l'adeguamento ISTAT. È una valutazione da fare con attenzione sui contratti di lunga durata.
• Contratti sotto i trenta giorni. Le locazioni di durata complessiva non superiore a trenta giorni nell'anno non richiedono registrazione, ma il conteggio è cumulativo fra le stesse parti: più contratti brevi ripetuti possono far superare la soglia.

Riferimenti ufficiali

• Registrazione dei contratti di locazioneScheda ufficiale dell'Agenzia delle Entrate con modulistica e istruzioni
• Cedolare secca sugli affittiRequisiti, aliquote e modalità di esercizio dell'opzione